Зразок наказу про внесення змін до графіку відпусток

У житті кожної людини можуть статися події, які обумовлюють неактуальність відпустки в спочатку обраний час. Це обумовлює необхідність внесення змін в графік відпусток відповідно до порядку, прийнятим у бухгалтерському обліку для первинної документації. Для коригування даних, відображених в документі, необхідно скласти наказ про внесення змін в графік відпусток за заявою працівника. Розпорядча документація оформляється по кожній події.


Внесення змін до графіку відпусток

Коли необхідно внесення змін до документа

Причиною внесення змін можуть бути події:

  • помилка кадрового працівника, допущена при оформленні документа;
  • прийом на роботу нового співробітника;
  • звільнення працівника;
  • особисте звернення працівника з проханням перенести відпочинок в зв’язку зі сформованими сімейними обставинами;
  • рішення працівника відмовитися від використання відпочинку в повному або частковому об’ємі через бажання отримати за нього компенсацію;
  • виробнича ситуація, що обумовила необхідність знаходження на робочому місці співробітника.

Сформовані обставини розглядаються роботодавцем, який приймає рішення про необхідність внесення змін до документа. При складанні розпорядчої документації рекомендується взяти за основу зразок наказу про внесення змін до графіку відпусток. Обов’язкова його реєстрація відповідно до діючих на підприємстві правил внутрішнього документообігу.


Документальне оформлення перенесення відпустки

Типові помилки при складанні графіка відпусток

При складанні документації, що регламентує перебування у відпустці працівників, представники кадрової служби можуть допустити ряд помилок. Найчастіше вони пов’язані з організаційними та законодавчими нюансами:

  • некоректний розрахунок тривалості основного і додаткового часу відпочинку, що обумовлює невідповідність нормативних параметрів з розрахунковими величинами;
  • неузгодженість термінів часу відпочинку працівника на його основний і совмещаемой роботах;
  • відсутність документів, що підтверджують право працівника на пріоритетний вибір відповідного часу відпочинку;
  • невраховані права працівників пільгової категорії на першочерговий вибір часу відпочинку;
  • неотражённое в графіку документальне оформлення перенесення часу відпочинку працівників;
  • форс-мажорні обставини, що впливають на тривалість відпочинку;
  • відмова працівника;
  • невключення працівника в список;
  • неточності в документі;
  • поділ відпочинку на частини без згоди працівника.

Якщо помилки виявляються представниками суб’єкта господарювання, то їх виправлення можливе кадровими співробітниками після узгодження нюансів з керівником. Якщо недоліки були помічені контролюючими службами, то на відповідальну особу буде проведено нарахування штрафу.


Складання графіка відпусток

Як вносити зміни в документ

При змінах виробничого і особистого характеру на підприємстві, у роботодавця виникає питання про те, як внести зміни в графік відпусток при прийомі нового працівника, звільнення штатного співробітника, а також в разі зміни обставин. Для виправлення відомостей в графіку, необхідно вказати дату внесення зміни, а також підпис, ініціали та посаду особи, уповноваженої до проведення операції. Допускається оформлення окремого листа в документі, в якому будуть відображені зміни. Для цього необхідно вказати на те, що розділ про терміни відпочинку буде викладено в іншій редакції. Обов’язково підкріплення процедури розпорядчою документацією.


Наказ про перенесення відпустки

Як внести зміни в графік відпусток при перенесенні відпустки

Графік на наступний рік повинен бути складений і затверджений в термін до 16 грудня поточного року. При внесенні даних у документ враховується думка працівників і роботодавців. В першу чергу беруться до уваги інтереси пільгової категорії працівників. Важливий вплив на відпускні параметри надає виробничі обставини, що обумовлюють необхідність знаходження працівника на робочому місці, а також неможливість одночасного відпочинку декількох співробітників, трудові обов’язки яких залежать один від одного.

Читайте також: Оформлення звільнення директора ТОВ за власним бажанням

Фактори, що впливають на формування термінів відпочинку кожного співробітника, обумовлюють документальні складності при необхідності перенесення часу відпочинку. Для цього необхідно оформлення заяви працівником на ім’я керівника суб’єкта господарювання з проханням перенесення часу відпочинку. Якщо роботодавець порахує подія актуальним і не надають негативного впливу на виробничі процеси, то на заяві він залишить резолюцію про те, що не заперечує проти прохання співробітника. Досягнута домовленість повинна бути відображена в наказі і в графіці.

Відмова роботодавця переносити час відпустки пільгової категорії співробітників

Перед оформленням графіка, відповідальна особа зобов’язана заповнити опитувальний лист, в якому кожен працівник виявляє своє бажання про час відпочинку. Кадровому співробітникові потрібно пам’ятати про те, що обговорювати питання про час відпочинку в першу чергу слід з пільговою категорією працівників. Тільки після внесення в графік їх часу відпустки, потрібно приступити до опитування інших співробітників. Слід зазначити, що таким категоріям працівників роботодавець не має права відмовити в перенесенні часу відпочинку, навіть якщо їх бажання було враховано в першу чергу.


Наказ про підготовку графіка відпусток

Вплив форс-мажору на тривалість відпустки

У разі хвороби працівника або виконання ним таких державних обов’язків, які звільняють людину від виконання діяльності на основній роботі, час щорічної відпустки продовжується або переноситися. Якщо роботодавець вчасно не сплатив відпустку співробітнику або не попередив його за два тижні до його початку, він має право вимагати його перенесення. Процедура повинна бути оформлена документально за допомогою написання заяви співробітником з проханням про перенесення. Зовні ситуація оформляється як і перенесення часу відпочинку за угодою сторін.

Зміна графіка відпусток з ініціативи працівника

Затверджений графік відпусток обов’язковий до дотримання як роботодавцем, так і співробітниками. Порушення вимог документа актуально в таких виробничих ситуаціях, коли обсяги роботи не дозволяють людині покинути робоче місце тому, що нікому його замінити. У такій ситуації працівник має право написати відповідну заяву про перенесення відпочинку на інший період. Припустимо отримання компенсації за відсутність відпустки. Однак, роботодавець повинен пам’ятати про те, що ненадання співробітнику відпустки протягом двох років веде не тільки до нарахування штрафів у розмірі до 50000 гривень, але і до адміністративного призупинення діяльності до 90 днів.

Якщо співробітник відмовляється за особистим бажанням йти у відпустку другий рік поспіль, то роботодавець зобов’язаний примусити його.

Працівник не був включений в графік

Якщо при складанні плану відпусток, через неуважність кадрового фахівця, співробітник був пропущений і не включений в нього, то обов’язково виправлення помилки через оформлення листа доповнень до документа. Варто зазначити, що відсутність інформації про працівника в графіку позбавляє його права відпочинку. Така помилка призводить до порушення трудового законодавства. Неуважність відповідальної особи може призвести до нарахування адміністративного штрафу не тільки на винного працівника, а й на роботодавця.

Читайте також: Чи може роботодавець відправити працівника у відпустку без згоди

Неточності в документі

Графік відпусток складається за формою Т-7. Нормативно-правові акти не зобов’язують роботодавця дотримуватися цієї форми, оскільки вимоги до її обов’язкового застосування були скасовані. Однак, більшість кадровиків воліють її використовувати, щоб не розробляти власну таблицю.

Часто при виявленні неточностей в документі, кадрові фахівці складають нову таблицю. Варто відзначити, що це трудомістка робота, оскільки необхідно заново ознайомлювати з планом відпусток працівників і затверджувати документ у керівника організації. Для спрощення процедури рекомендується внести зміни в нього традиційними методами, передбаченими нормами бухгалтерського обліку.

Поділ часу відпочинку на частини без отримання згоди працівника

Законодавчі норми не забороняють розподіл відпустки на частини за умови, якщо одна його частина не менше 14 днів, а дві інші – по 7 днів. У графіку ця інформація повинні бути обов’язково відображена. Варто зазначити, що поділ часу відпочинку повинно бути обгрунтовано бажанням співробітника. Подія має бути документально підтверджено його заявою з проханням розділити відпустку на частини. Допускається розподілення відпустки через виробничу необхідність. У такій ситуації важливо грамотно оформити процедуру, при якій працівник сповіщається роботодавцем про подію спеціальним повідомленням, на якому повинна бути відмітка, написана співробітником, що він повідомлений і згодний з вмістом документа.

Ссылка на основную публикацию