Запис у трудовій книжці про прийом на роботу

Російські депутати і громадськість вже неодноразово піднімали питання повної відмови від трудових книжок, але за станом на 2016 рік ця пропозиція так ніким серйозно і не розглядалося. Тому правила оформлення і заповнення трудових книжок має знати кожен підприємець і кожен співробітник відділу кадрів, який займається прийомом нових співробітників. У нашій статті ви дізнаєтеся про те, як правильно зробити запис у трудовій книжці про прийом на роботу, як вести даний документ і вносити в нього відповідні зміни.

Вступ

Коли співробітник влаштовується на роботу, то він передає свою трудову книжку нового роботодавця. Даний документ зберігається саме у нього. Роботодавець після прийому на роботу ставить відповідний запис в документ і віддає її на руки співробітникові тільки після розірвання з ним трудових відносин.


Трудова книжка – важливий і відповідальний документ

Підприємцям і роботодавцям необхідно дуже уважно ставитися до заповнення книжки і знати всі нюанси її оформлення. Будь-яка помилка може призвести до того, що запис буде незаконною. Вид і зміст запису безпосередньо залежить від компанії і посади, на яку приймається працівник.

При прийомі на роботу кадровику потрібно ознайомити нового співробітника з правилами, що діють на підприємстві, з трудовим розпорядком і різними нюансами. Після цього працівник відділу кадрів приступає до заповнення всіх необхідних документів. Недосвідчені співробітники часто припускаються помилок при заповненні, що призводить до досить серйозних наслідків. Тому правила заповнення потрібно не тільки знати, а й дотримуватися їх.

Як правильно заповнювати

Якщо у працівника ще немає книжки, то ви берете порожній бланк і на заголовному аркуші пишете ПІБ співробітника, його дату народження, спеціальність і освіту. Якщо у співробітника вже є книжка, то ви перевіряєте збіг його паспортних даних зі вписаними. Потім ви повинні знайти наказ про прийом співробітника на роботу і його трудовий договір. У лівому стовпчику трудової вказується номер вашої запису (якщо запис перша – то 1, якщо там вже щось вписано, то до останньої додаєте +1).

Якщо записів в книзі ще не було, то ви робите її на першій сходинці. Якщо записи вже були, то відступаєте від попередньої один рядок. Це обов’язкова умова – дотримуйтеся його. У другому стовпчику ви вказуєте дату внесення запису (день офіційного прийому на роботу). Потім в широкій рядку вказується посада співробітника і повна назва організації (так, як вона позначена в документах). Тут же вказується внутрішній номер наказу про зарахування співробітника і дата його опублікування. Коли дані внесені, ви ставите зверху друк (при наявності) та передаєте документ керівнику на підпис (або чолі відділу кадрів). Підприємці підписують ТК самі. Після цього співробітник вважається офіційно прийнятим на нове робоче місце, йому нараховується заробітна плата і виплачуються податки.


Перша сторінка заповнюється кадровиком, а не самим працівником

Які дати ставити?

Дуже часто початківці кадровики не знають, як заповнити трудову книжку правильно і яку саме дату ставити в документах. Тут може бути два варіанти:

  1. День заповнення і підписання трудового договору.
  2. День, коли договір набирає чинності (наприклад, він був складений 31 грудня, але офіційно співробітник виходить на роботу тільки 14-го січня).

Читайте також: Чи потрібно пенсіонерам відпрацьовувати 2 тижні при звільненні

У більшості випадків застосовується перший варіант, а трудова оформляється через кілька хвилин після підписання трудового договору.

Тепер розберемо питання з приводу друку. Багато ІП не мають її, тому ставити печатку необов’язково. Але для інших організацій це необхідно. Друк – це перестраховка від того, що працівник не вписав сам себе на нову роботу, що він дійсно працював у вас і отримував заробітну плату. Деякі організації замість друку використовують власні голограми, які є більш сучасною захистом від шахрайства.

Чи потрібно вказувати нюанси працевлаштування?

Ще одне важливе питання, яке часто задають молоді кадровики – чи потрібно вказувати в книжці ставку або заробітну плату співробітника? Відповідь проста – немає, нічого крім зазначених вище даних в документ не додається. Не потрібно додавати в книжку дану інформацію – наступний роботодавець може просто не прийняти її і співробітнику доведеться переоформляти всі записи заново. Єдина зміна в формі заповнення можливо при прийомі на роботу генерального директора. В цьому випадку вам потрібно буде вказати не номер наказу про його призначення, назва документа, в якому прописано рішення засновника (або всіх засновників) фірми. При прийомі на роботу водія не потрібно вписувати в ТК марку і модель автомобіля, на якому він буде їздити. Ніякі додаткові дані в неї не вносяться. А ось довідку про проходження медогляду вам доведеться перевірити, і тільки після цього приступити до заповнення документів.


Правильний приклад заповнення трудової книжки

При тимчасовому оформленні також робиться відповідний запис. Ви просто вказуєте в ній, що співробітник надходить на тимчасову роботу відповідно до такого-то наказом. У майбутньому, якщо він переходить на постійну роботу, то видається новий наказ та робиться відповідний запис у трудовій.

окремі випадки

Згідно із законодавством, оформлення трудової книжки робиться при офіційному прийомі на роботу. Даний документ оформляється на підставі наказу про зарахування співробітника. Згідно із законом бланк трудової повинна купувати організація, яка оформляє робочого, але на практиці зазвичай цим займається сам здобувач (книжка купується один раз). При заповненні необхідно бути дуже уважним і перевіряти кожну букву – будь-яка помилка може вести до анулювання всієї ТК.

  1. Якщо здобувач приймається за строковим договором, то це також вказується при заповненні книжки разом з номером договору.
  2. Якщо співробітник надходить до вас з перекладу, то це обов’язково вказується у відповідній третій графі. Тут пишеться посада, на яку заступає здобувач, звідки він переводиться і на якій підставі. При перекладі всередині підприємства на одну і ту ж посаду записи зазвичай не робляться.
  3. При прийомі за сумісництвом робиться відповідний запис. У третьому рядку обов’язково вказується дана інформація і номер наказу.

Зверніть увагу: не потрібно намагатися вмістити запис в один рядок. Ви можете використовувати будь-яку кількість рядків, переносити слова і ставити одну або більше печаток (наприклад, відділу кадрів і самої організації).

виправлення записів

Вивчаючи приклади заповнення трудової книжки, ви зверніть увагу на те, що в деяких випадках в них можуть бути виправлення. Цього необхідно уникати, але все ж помилки не завжди критичні. Не можна допускати помилок при першому заповненні – ПІБ, спеціальність і дата народження, спеціальність і перша посаду. Якщо на цьому етапі була допущена помилка, то бланк краще замінити.

Читайте також: Як правильно пройти співбесіду при прийомі на роботу

Забороняється використовувати для внесення виправлень коректори або гумки – така ТК буде анульована. Якщо помилка була допущена в одній з дат (наприклад, співробітника прийняли за наказом 25 серпня, а в книжці вказали 23), то допускається закреслення і переписування. Якщо помилка в двох датах, то виправляти її не можна – доведеться заводити новий бланк.


Слідкуйте за правильністю заповнення трудової, інакше її доведеться міняти

Правда, є одна хитрість. Ви можете внести новий запис (ставите новий порядковий номер, дату і пишете в третій графі, що попередній запис була помилкова). Після цього вписуєте правильні дані. У них помилитися або допустити помарку не можна, інакше бланк буде повністю зіпсований.

Подібним чином можна виправити будь-яку невірно зроблений запис. Вам достатньо буде створити новий пункт і вказати в ньому, що попередній запис є помилковою. Після помилкового запису вставляється справжня, з печаткою та підписом відповідальної особи.

Зверніть увагу: в ТК є відповідний розділ, в який вноситься інформація про заохочення працівника. До заохочень відносяться не премії, а отримані нагороди або дипломи, оформлені згідно з колективним договором або за внутрішнім регламентам компанії.

Заохочення заповнюється так само, як і звичайна запис – спочатку порядковий номер, потім дата, тип нагородження і дані про те, на основі чого було зроблено запис. Необхідно розуміти, що в трудову вносяться тільки ті накази, які призначені за офіційним наказом, а не все підряд.

Якщо відбувається перейменування, то в ТК проставляється позначка про те, що компанія тепер називається по-іншому. У записі також повинен бути присутнім номер документа і його назва про перейменування компанії. Якщо трудова книжка закінчується, то в неї підшивається спеціальний вкладиш. Зазвичай він підшивається в кінці, він має власний номер і серію, і позначка про його вшівка робиться на заголовному особі. Порядкові числа продовжують вестися, а не починаються заново.

Ось всі відомості, які вам необхідно знати при оформленні ТК. Вище ми привели кілька реальних зразків заповнення трудової книжки при прийомі на роботу – вони допоможуть вам розібратися, як вносяться правильні записи. Намагайтеся заповнювати ТК максимально акуратно, не допускаючи помилок і помарок.

Ссылка на основную публикацию