Як створити таблицю в Excel: покрокова інструкція

Програма Microsoft Excel – дуже потужний інструмент, завдяки якому можна створити великі таблиці з красивим оформленням і великою кількістю різних формул. Робота з інформацією полегшується саме через динаміки, яка відсутня в додатку Word.

У даній статті буде показано, як створити таблицю в Excel. Завдяки покрокової інструкції з цим зможе розібратися навіть «чайник». Спочатку початківцям користувачам це може здатися складним. Але насправді, при постійній роботі в програмі «Ексель» ви станете професіоналом і зможете надавати допомогу іншим.

План навчання буде простий:

  • спочатку розглядаємо різні методи створення таблиць;
  • потім займаємося оформленням, щоб інформація була максимально наочній і зрозумілою.

Ручний режим

Даний метод найпростіший. Робиться це в такий спосіб.

  1. Відкривши порожній лист, ви побачите велику кількість однакових осередків.

  1. Виділіть будь-яку кількість рядків і стовпців.

  1. Після цього перейдіть на вкладку «Головна». Натисніть на іконку «Межі». Потім виберіть пункт «Все».

  1. Відразу після цього у вас з’явиться звичайна елементарна табличка.

Тепер можете приступати до заповнення даних.

Існує й інший спосіб ручного малювання таблиці.

  1. Знову натисніть на іконку «Межі». Але на цей раз виберіть пункт «Намалювати сітку».

  1. Відразу після цього у вас зміниться зовнішній вигляд курсору.

  1. Зробіть лівий клік миші і перетягуйте покажчик в інше положення. В результаті цього буде намальована нова сітка. Верхній лівий кут – початкове положення курсора. Правий нижній кут – кінцеве.

Розміри можуть бути будь-якими. Таблиця буде створюватися, поки ви не відпустите палець з кнопки миші.

Автоматичний режим

Якщо ви не хочете «працювати руками», завжди можна скористатися готовими функціями. Для цього необхідно зробити наступне.

  1. Перейдіть на вкладку «Вставка». Натисніть на кнопку «Таблиці» і виберіть останній пункт.

Зверніть увагу на те, що нам підказують про гарячі клавіші. Надалі для автоматичного створення можна використовувати поєднання клавіш Ctrl + T.

  1. Відразу після цього у вас з’явиться вікно, в якому потрібно вказати діапазон майбутньої таблиці.

  1. Для цього достатньо просто виділити будь-яку область – координати підставити автоматом.

  1. Як тільки ви відпустите курсор, вікно набере початкового вигляду. Натисніть на кнопку «OK».

  1. В результаті цього буде створена гарна таблиця з чергуються лініями.

  1. Для того щоб змінити назву стовпчика, досить клікнути на нього. Після цього почати редагування можна прямо в цьому осередку або в рядку формул.

Далі можете робити, що душі завгодно.

Зведена таблиця

Даний тип подання інформації служить для її узагальнення та подальшого аналізу. Для створення такого елемента потрібно зробити наступні кроки.

  1. Спочатку робимо таблицю і заповнюємо її якимись даними. Як це зробити, описано вище.

  1. Тепер заходимо в головне меню «Вставка». Далі вибираємо потрібний нам варіант.

  1. Відразу після цього у вас з’явиться нове вікно.

  1. Натисніть на першу сходинку (поле введення потрібно зробити активним). Тільки після цього виділяємо все осередки.

  1. Потім натискаємо на кнопку «OK».

  1. В результаті цього у вас з’явиться нова бічна панель, де потрібно налаштувати майбутню таблицю.

  1. На цьому етапі необхідно перенести поля в потрібні категорії. Стовпцями у нас будуть місяці, рядками – призначення витрат, а значеннями – сума грошей.

Для перенесення треба кликнути лівою кнопкою миші на будь-яке поле і не відпускаючи пальця перетягнути курсор в потрібне місце.

Тільки після цього (іконка курсору змінить зовнішній вигляд) палець можна відпустити.

  1. В результаті цих дій у вас з’явиться нова красива таблиця, в якій все буде підраховано автоматично. Найголовніше, що з’являться нові осередки – «Загальний підсумок».

Ви можете самі вказувати поля, які цікаві для аналізу даних.

Наприклад, в даному випадку ми змогли порахувати, скільки у нас йде грошей на кожен вид витрат в кожному місяці. При цьому дізналися сумарний витрата як по категорії, так і по тимчасовому інтервалу.

Рекомендовані зведені таблиці

Іноді не виходить правильно підібрати поля для стовпців і рядків. І в підсумку нічого путнього не виходить. Для таких випадків розробники Microsoft підготували свої варіанти аналізу даних.

Працює це дуже просто.

  1. Насамперед виділяємо потрібну нам інформацію.

  1. Після цього вибираємо відповідний пункт меню.

  1. В результаті програма сама проаналізує вміст комірок і запропонує кілька варіантів.

  1. Клікнувши на будь-який із запропонованих варіантів і натиснувши на кнопку «OK», все буде створено автоматично.

  1. У разі прикладу, ми отримали суму загальних витрат, без урахування місяців.

Готові шаблони в Excel 2016

Для особливо ледачих дана програма дозволяє створювати по-справжньому «круті» таблиці всього одним кліком.

При запуску Ексель вам на вибір пропонуються наступні варіанти:

  • відкрити останні файли, з якими ви працювали раніше;
  • створити нову порожню книгу;
  • подивитися підручник з докладною інформацією про можливості даного ПЗ;
  • вибрати який-небудь готовий шаблон за замовчуванням;
  • продовжити пошук в інтернеті, якщо жоден із запропонованих дизайнів вам не сподобався;
  • увійти під своїм обліковим записом Microsoft.

Нас цікавлять саме готові варіанти. Якщо ви перейдіть трохи вниз, то побачите, що їх дуже багато. А адже це шаблони за замовчуванням. Уявіть, скільки можна завантажити їх в інтернеті.

Кількома на який-небудь прийнятний варіант.

Натискаємо на кнопку «Створити».

В результаті цього ви отримуєте готовий варіант дуже великий і складної таблиці.

оформлення

Зовнішній вигляд – це один з найважливіших параметрів. Дуже важливо зробити акцент на якихось елементах. Наприклад, шапка, заголовок і так далі. Все залежить від конкретного випадку.

Розглянемо коротко основні маніпуляції з осередками.

створення заголовка

Як приклад будемо використовувати просту таблицю.

  1. Спочатку переходимо на вкладку «Головна» і натискаємо на пункт меню «Вставити рядки на лист».

  1. Виділяємо з’явилася рядок і натискаємо на пункт меню «Об’єднати осередки».

  1. Далі пишемо будь-який заголовок.

Зміна висоти елементів

Наш заголовок за розміром однаковий з шапкою. А це не дуже красиво. Крім того, він виглядає блідо. Для того щоб це виправити, потрібно перенести курсор на кордон 1 і 2 рядки. Після того, як його зовнішній вигляд зміниться, зробіть лівий клік миші і потягніть вниз.

В результаті цього висота рядка буде більше.

вирівнювання тексту

Наш заголовок розташований внизу комірки і прилип до шапки. Для того щоб це виправити, необхідно скористатися кнопками вирівнювання. Ви можете змінити положення тексту як по вертикалі, так і по горизонталі.

Кількома на кнопку «По середині» і отримуємо бажаний результат.

Тепер заголовок виглядає куди краще.

зміна стилю

Також рекомендується змінити шрифт і збільшити кегль (розмір по вертикалі). Зробити це можна вручну за допомогою панелі інструментів.

Або ж використовувати готові стилі. Для цього спочатку виділяємо рядок. Потім через меню вибираємо будь-який із запропонованих варіантів оформлення.

Ефект буде дуже красивим.

Як вставити новий рядок або стовпець

Для того щоб змінити кількість елементів в таблиці, можна скористатися кнопкою «Вставити».

Ви можете додати:

  • осередку;
  • рядки;
  • стовпчики;
  • цілий лист.

видалення елементів

Знищити осередок або що-небудь ще можна точно так же. Для цього є своя кнопка.

заливка комірок

Якщо ви хочете виділити якусь колонку або рядок, для цього потрібно використовувати інструмент заливка.

Завдяки йому ви зможете поміняти колір будь-яких осередків, які були виділені раніше.

формат елементів

При бажанні можна зробити з таблицею що завгодно. Для цього достатньо натиснути на кнопку «Формат».

В результаті цього ви зумієте:

  • вручну або автоматично змінити висоту рядків;
  • вручну або автоматично змінити ширину стовпців;
  • приховати або відобразити осередки;
  • перейменувати лист;
  • змінити колір ярлика;
  • захистити лист;
  • блокувати елемент;
  • вказати формат осередків.

формат вмісту

Якщо натиснути на останній з вищеописаних пунктів, то з’явиться наступне:

Завдяки цьому інструменту можна:

  • змінити формат даних, що відображаються;
  • вказати вирівнювання;

  • вибрати будь-який шрифт;

  • змінити межі таблиці;

  • «Пограти» з заливкою;

  • встановити захист.

Використання формул в таблицях

Саме завдяки можливості використовувати функції автоподсчёта (множення, додавання і так далі), Microsoft Excel і став потужним інструментом.

Повну інформацію про формулах в Екзеле найкраще подивитися на офіційній сторінці довідки.

Крім цього, рекомендується ознайомитися з описом всіх функцій.

Розглянемо найпростішу операцію – множення осередків.

  1. Для початку підготуємо поле для експериментів.

  1. Зробіть активної перший осередок, в якій потрібно вивести результат.

  1. Введіть там наступну команду.

= C3 * D3

  1. Тепер натисніть на кнопку Enter. Після цього наведіть курсор на правий нижній кут цього осередку до тих пір, поки не зміниться його зовнішній вигляд. Потім затисніть пальцем лівий клік миші і потягніть вниз до останнього рядка.

  1. В результаті автопідстановки формула потрапить в усі осередки.

Значення в колонці «Загальна вартість» будуть залежати від полів «Кількість» і «Вартість 1 кг». Це і є принадність динаміки.

Крім цього, можна використовувати готові функції для розрахунків. Спробуємо порахувати суму останньої графи.

  1. Спочатку виділяємо значення. Потім натискаємо на кнопку «Автосума», яка розташована на вкладці «Головна».

  1. В результаті цього нижче з’явиться загальна сума всіх чисел.

Використання графіки

Іноді в осередках замість тексту використовують фотографії. Зробити це дуже легко.

Вибираємо порожній елемент. Переходимо на вкладку «Вставка». Вибираємо розділ «Ілюстрації». Кількома на пункт «Малюнки».

  1. Вказуємо файл і натискаємо на кнопку «Вставити».

  1. Результат вас не розчарує. Виглядає дуже красиво (в залежності від підібраного малюнка).

Експорт в Word

Для того щоб скопіювати дані в «вордовскій» документ, досить зробити пару простих дій.

  1. Виділіть область даних.

  1. Натисніть на гарячі клавіші Ctrl + C.
  2. Відкрийте документ
  3. Тепер використовуємо кнопки Ctrl + V.
  4. Підсумок буде наступним.

Онлайн-сервіси

Для тих, хто хоче працювати в «реальному режимі» і ділитися інформацією з друзями або колегами по роботі, існує відмінний інструмент «Google Таблиці».

Використовуючи цей сервіс, ви зможете отримати доступ до своїх документів з будь-якого пристрою: комп’ютер, ноутбук, телефон або планшет.

способи друку

Роздруківка документів Word, як правило, завдання нескладне. Але з таблицями в Excel все інакше. Найбільша проблема полягає в тому, що «на око» складно визначити межі друку. І дуже часто в принтері з’являються практично порожні аркуші, на яких знаходиться всього 1-2 рядки таблиці.

Такі роздруківки незручні для сприйняття. Набагато краще, коли вся інформація знаходиться на одному аркуші і нікуди за межі не виходить. У зв’язку з цим розробники з Microsoft додали функцію перегляду документів. Давайте розглянемо, як цим користуватися.

  1. Відкриваємо документ. Він виглядає цілком звичайно.

  1. Далі натисніть на гарячі клавіші Ctrl + P. У вікні ми бачимо, що інформація не поміщається на один лист. У нас зникла графа «Загальна вартість». Крім того, внизу нам підказують, що при друку буде використано 2 сторінки.

У версії 2007 року, для цього потрібно було натиснути на кнопку «Перегляд».

  1. Для скасування натискаємо гарячу клавішу Esc. В результаті з’явиться вертикальна пунктирна лінія, яка показує кордону друку.

Збільшити простір при друку можна наступним чином.

  1. Насамперед зменшуємо поля. Для цього переходимо на вкладку «Розмітка сторінки». Кількома на кнопку «Поля» і вибираємо самий «Вузький» варіант.

  1. Після цього зменшуємо ширину стовпців, поки пунктирна лінія не виявиться за межами останньої колонки. Як це зробити, було описано вище.

Зменшувати потрібно в розумних межах, щоб не страждала читабельність тексту.

  1. Знову натискаємо на Ctrl + P. Тепер ми бачимо, що інформація поміщається на один лист.

Відмінність версій продукції Майкрософт

Варто розуміти, що Ексель 2003 роки вже давно морально застарів. Там відсутня величезна кількість сучасних функцій і можливостей. Крім цього, зовнішній вигляд різних об’єктів (графіки, діаграми і так далі) сильно поступається сучасним вимогам.

Приклад робочої області Excel 2003.

В сучасних 2007, 2010, 2013, а тим більше 2016 версіях все набагато «крутіше».

Багато пунктів меню знаходяться в різних розділах. Деякі з них зовсім змінили свою назву. Наприклад, звичні нам «Формули», в далекому 2003 називалися «Функціями». І вони займали не так вже й багато місця.

Зараз же для них відведена ціла вкладка.

Обмеження і можливості різних версій

На офіційному сайті компанії Microsoft можна знайти онлайн довідку, в якій наводяться всі технічні характеристики створюваних книг.

Приклад самих основних параметрів.

Цей список досить довгий. Тому варто перейти по посиланню і ознайомитися з іншими.

Зверніть увагу, що версію 2003 року навіть не розглядають, так як її підтримка припинена.

Але в деяких бюджетних організаціях цей офісний пакет використовується і до цього дня.

висновок

У даній статті були розглянуті різні способи створення та подання таблиць. Особливу увагу було приділено наданню красивого зовнішнього вигляду. Не варто перестаратися в цьому плані, оскільки яскраві кольори і різноманіття шрифтів будуть відлякувати користувача, який намагається ознайомитися з вмістом таблиці.

ВІДЕОінструкція

Тим, у кого залишилися якісь питання, нижче додається відеоролик, в якому додаються додаткові коментарі до описаних вище інструкцій.

Ссылка на основную публикацию