Видатковий касовий ордер: бланк, зразок заповнення

Суворе дотримання касової дисципліни має ставитися до пріоритетних обов’язків економічного сектора підприємства. У цій ситуації знадобиться працювати зі спеціальними документами, які підтверджують рух фінансів через касу підприємства.

Одним з важливих елементів первинної документації є видатковий касовий ордер, бланк якого представлений на нашому сайті. Правила, за якими він заповнюється, і його форма регламентовані законодавством. Знання відповідних нормативних актів виключить наявність помилок під час заповнення виділених полів і ведення обліку в цьому сегменті бухгалтерської діяльності.

правильність заповнення

Застосування видаткового касового ордера регламентовано Положенням БР 373-П. Законодавством також закріплено поняття цього документа.

РКО є первинним документом, який використовують юридичні особи, щоб відображати в бухгалтерському обліку витрата готівкових коштів.

Уповноважені особи зобов’язані його оформляти під кожну витратну операцію, пов’язану з рухом готівки з каси організації. Для цього оформляється відповідний бланк РКО. Всі дії, які можуть проводитися в такій ситуації, наприклад, індивідуальним підприємцем регламентуються Вказівкою ЦБ від 11 березня 2014 «Про порядок ведення касових операцій ІП».

Для підприємств виписані певні правила оформлення, згідно з якими розподіляються обов’язки щодо заповнення відповідного бланка. У різних ситуаціях цю операцію мають право заповнювати такі особи:

  • головний бухгалтер (за наявності цієї штатної одиниці);
  • касир підприємства;
  • перший керівник або індивідуальний підприємець самостійно.

Термін дії ордера обмежений. На сьогоднішній день він складає 1 робочий день. Це означає, що виписана по документу сума повинна бути отримана в ту дату, яка в ньому зазначена. Якщо така можливість отримання відсутня, то необхідно оформити новий бланк.

Щоб не помилитися в оформленні, варто уважно вивчити приклад заповнення видаткового касового ордера. Ніяких виправлень дати (закреслення, замазування коректором, інші правки) або іншої інформації не допускається. Досить одного примірника.


Зразок заповнення видаткового касового ордера

Нижня частина повинна містити підписи уповноважених посадових осіб компанії або організації. Кількість цих людей обмежена. Картки з їхніми зразками підписів повинні перебувати у фахівця, що видає кошти за цим документом.

Підписантами РКО, як правило, є:

  • касир і бухгалтер;
  • керівник, який має право першого підпису, і касир (при відсутності в штаті посади бухгалтера);
  • перший керівник або індивідуальний підприємець.

Підписи ставляться обов’язково біля зазначених прізвищ та ініціалів. Центробанк допускає оформлення РКО тільки в паперовому вигляді. Заповнення може бути з використанням машинного введення (комп’ютер / принтер) або кульковою ручкою (документи, оформлені гелевими ручками, не приймаються через малого терміну їх зберігання). Колір чорнила повинен бути синім (фіолетовим) або чорним. Інші кольори, наприклад, червоний або зелений не приймаються.

Читайте також: Формула розрахунку ЕНВД

функції касира

Касовий працівник, який здійснює видачу коштів, виконує наступні дії:

  • Перш за все, проводиться перевірка на наявність усіх необхідних підписів. Вони звіряються із зразками з картки, яка завжди знаходиться в касі.
  • Сума, яка вказується пропис, повинна збігатися з тією, що зазначена цифрами, і написана без орфографічних помилок.
  • Підтверджуючі документи, зазначені в бланку РКО, повинні бути в наявності. Вони додаються до ордера.
  • Проводиться верифікація даних отримувача коштів (паспортна інформація, ПІБ) з тими, що вказані в заповненому бланку.
  • При відсутності зауважень касиром видаються кошти одержувачу.
  • Ордер передається одержувачу на підпис.
  • Після цього на лицьовій стороні касир проставляє штамп і запевняє його власним підписом.

Якщо в документі присутні видимі виправлення або підчищених, то такий бланк не повинен прийматися до виконання.

Потрібно знати, що видатковий ордер повинен залишатися в касі, а не віддаватися на руки одержувачу коштів.

Цілі видачі коштів

Існує регламентований перелік обставин, за якими дозволена видача коштів. До них відносяться:

  • перерахування необхідної суми на рахунок підприємства в банку;
  • видача суми співробітнику компанії, який буде виконувати дії, спрямовані на інтерес компанії; в такій ситуації обов’язково вказуються цілі заходу (по Вказівкою ЦБ РФ №1843-У) і час проведення організаційних заходів;
  • видача співробітникові підприємства для особистих витрат;
  • зняття готівкових коштів ІП для потреб юридичної особи, де він є єдиним співробітником.


Зразок заповнення РКО на виплату заробітної плати

Документообіг для РКО

В кінці робочого дня всі РКО повинні бути зареєстровані у відповідному Журналі, за яким ведеться їх облік. Завдяки цій процедурі контролюється робота касира, щоб під час ревізій не було непорозумінь із залишками по касі. Журнал звітності ведеться за формою КО-3. Індивідуальні підприємці виконують записи по кожному РВ в касовій книзі.

Процес зберігання паперових примірників організовується керівником підприємства або уповноваженою особою за письмовим розпорядженням.

Форма актуального затвердженого документа присутня в нормативних актах. Готовий бланк складається на підставі зазначеної в них інформації.

Правила заповнення документа

Форма КО-2 може бути заповнена як від руки, так і за допомогою спеціальних програм, які допомагають автоматизувати внесення інформації в відведені поля документа. У заголовку обов’язково прописується назва (повне або коротке), згідно з статутними документами. Якщо відсутні структурні підрозділи, то у відповідному полі ставиться прочерк.

У відповідні графи прописуємо наступну інформацію:

  • Номер документа. Нумерація робиться «наскрізний», згідно з порядковими номерами з журналу обліку і ведеться таким чином до кінця року.
  • Код ОКПО. Він береться з документа, виданого статистичними органами під час реєстрації підприємства.
  • Дата. Поточна дата видачі коштів в восьмизначних форматі, де першими йдуть дві цифри числа, потім порядковий номер місяця двома цифрами, потім чотири знака року.
  • Дебет / Кредит. Вносяться рахунки з бухгалтерського обліку. Юридичні особи на ССО не заповнюють.
  • Сума грн., Коп. Пишемо розбірливо цифрами, відокремлюючи копійки коми.
  • Видати. Графа заповнюється в давальному відмінку (кому?) Із зазначенням ПІБ одержувача (Іванову Івану Івановичу).
  • Код цільового призначення. Потрібно заповнювати, якщо в організації застосовується кодування витратних / прибуткових операцій.
  • Підстава. Вказується тип видаткових операцій.
  • Сума. Вказуємо значення прописом (літерами) в рублях, а копійки цифрами.
  • Додаток. Вносяться дані, якщо є первинна документація, що підтверджує підставу видачі. Обов’язково вносяться номери документів і дати їх складання.
  • Отримав. Це поле в документі повинен заповнювати одержувач коштів самостійно. Вноситься інформація про засоби прописом, копійки вказують цифрами. Ставиться підпис одержувача, поточна дата і вказується місце. Допускається заповнення даних касиром.
  • Видав касир. Інформація вноситься самим касиром після видачі готівки. Повинна стояти прізвище з ініціалами, а також підтверджує підпис.

Читайте також: Вартість відкриття ІП

Якщо документ формується за допомогою програмних засобів, наприклад, онлайн сервісів або встановленого програмного забезпечення, то це прискорює процедуру. Номери можуть присвоюватися документам по порядку автоматично, також ставиться дата. Незаповненими залишаться графи, в які вноситься інформація обов’язково від руки. Після роздрукування необхідно завірити все підписами.

Пропонуємо скачати бланк РКО в форматі WORD.

Пропонуємо скачати бланк РКО в форматі EXEL.

Пропонуємо скачати журнал обліку бланків РКО за формою КО-3.

Нюанси роботи з бланком РКО

Існують певні тонкощі в роботі з видатковим касовим ордером. Їх потрібно враховувати, щоб не внести плутанину в звітність або не зробити помилок, за які підприємство буде розраховуватися після чергової перевірки фіскальними органами.

Оформляється РКО безпосередньо перед видачею. Не допускається заздалегідь друкувати готовий документ або заповнювати його за кілька днів перед операцією.

Під час видачі коштів за дорученням даний факт повинен бути відображений у відповідному полі.

Оформляється єдиний екземпляр без помарок і виправлень.

Наявність відбитка печатки підприємства або ІП не відноситься до обов’язкових атрибутів, як вважають деякі. Документ є дійсним за наявності підписів з карток зразків. При цьому необхідно обов’язково вказувати прізвище та ініціали підписантів.

В ордері, який використовується для видачі винагороди або інкасації, необов’язковою є підпис керівника. Для запевнення використовуються тільки виправдувальні документи з його підписом.

Під час видачі зарплати в графі «Підстава» вказується саме цей привід. Якщо видається зарплата за відомістю, то РКО оформляється не на співробітника, а на касира, як підзвітна особа. Додатком в цьому випадку є відомість.

Ссылка на основную публикацию