Ведення касової книги: як заповнювати, зразок

У сучасному світі більшість розрахунків відбувається в безготівковій формі, але іноді все ж застосовуються розрахунки і в готівковій формі. А для фіксації проведення таких розрахунків необхідно знати, як вести касову книгу. Отже, давайте розбиратися.

Основні положення

Касова книга – це спеціальний журнал (реєстр), в який вносять усі операції, що проводяться формою, з використанням готівкової форми оплати.

Такий журнал включається в звітність індивідуального підприємця (ІП). Вести касовий журнал – обов’язковий захід при наявності операцій з готівкою. Ведення та складання регістра регулюється податковим законодавством. Починаючи з 2016 року, вести касовий регістр зобов’язані навіть ті підприємці, які працюють за спрощеною системою сплати податків.

Журнал оформляється за спеціальною формою КО-4. Вести касовий регістр потрібно уважно і ретельно, так як його перевіряють співробітники податкової при будь-якої перевірки податкових органів. Якщо в журналі виявляться недостовірні відомості, помилки або він неправильно оформлений, то на підприємця накладають штраф. На кожний календарний рік заводиться окремий касовий журнал.

Як ведеться касова книга

Перш ніж побачити приклад заповнення касової книги розглянемо подробиці заповнення. Всі касові операції, які проводяться підприємцем протягом дня, повинні бути занесені в касовий журнал. Єдині дні, коли можна не вести журнал – вихідні. У касовій книзі містяться відомості про обіг готівкових коштів, яке також відображено в прибутково-видаткової документації. Після закінчення робочого дня в неї вносять підсумкові дані, що містять відомості про ліміт каси і обороті.

За допомогою касового журналу всі наявні фінанси фірми стають видні і фіксуються. Крім обов’язкових відомостей, регістр може містити також відомості, які туди вирішило внести керівництво фірми.

Іноді ІП може не займатися веденням касового регістра, але в разі, якщо заробітна плата співробітників видається їм готівкою через касу, то ведення реєстру обов’язково. Але навіть якщо заробіток співробітників перераховується їм в безготівковій формі, знання, як заповнюється касова книга зайвими не будуть.

Відомості про ведення реєстру в законах

На необхідність ведення журналу вказує Указ Центробанку від 11.03.2014 №3210-У. Там повідомляється, що слід вносити всі операції, пов’язані з надходженням або відрахування готівкових коштів. Комерційна організація може мати тільки один касовий регістр.

Кожен лист повинен бути пронумерований, листи прошиті і в кінці стояти мастична або сургучна друк.

Після прошивки листи запевняє уповноважена особа або керівник фірми. Будь-які відомості, які вносяться до реєстру, повинні бути продубльовані. З метою дублювання можна використовувати звичайну копірку. Повинна бути можливість відірвати одну з копій, так як вона необхідна касирові для звіту. Оригінал записів залишається в журналі. Природно, що номери сторінок оригіналу та копії повинні збігатися. Внесення виправлень в касовий журнал можливо, тільки якщо такі виправлення завірені підписами головного бухгалтера і касира. Можливо автоматизоване заповнення касового регістра або касова книга в електронному вигляді. В такому випадку сторінки створюються у вигляді машинограм, а аркуші нумеруються автоматично.

Категорично неприпустимо видавати гроші з каси, якщо немає підтвердження даної операції в видатковому ордері підписом одержувача. В іншому випадку відсутні кошти вважаються недостачею і підлягають стягненню з касира. Будь-які готівкові гроші, за відсутності необхідних касових документів, прирівнюються до прибутку підприємства.

Приміщення каси має бути обладнано таким чином, щоб забезпечити безпечне зберігання грошей. Також повинна бути забезпечена безпека транспортування грошових коштів в банк. Обов’язок щодо забезпечення безпеки лягає на керівництво фірми. Невиконання цієї вимоги може привести не тільки до адміністративної відповідальності, а й до кримінальної.

Читайте також: Пошук партнерів по бізнесу

Відомості про забезпечення збереження грошових коштів є у Вказівки Центробанку. Вимоги до наявності або відсутності сигналізації в касовому приміщенні законодавчо не встановлені, але є рекомендації по зберіганню готівки в сейфі, ключ від якого знаходяться у касира. Крім того, є вказівки, що на початку зміни, перед відкриттям приміщення і сейфа, касир повинен оглянути замки і переконається в їх безпеки, а також повинні бути цілі решітки на вікнах і дверях. Якщо є сліди розтину, необхідно відразу ж повідомити в поліцію і керівництву організації.

порядок заповнення

Отже, як заповнювати касову книгу? Існують готові шаблони, відповідно до яких ведеться касова книга. Всі операції з готівкою за день повинні бути відображені на одному аркуші журналу. В кінці дня роботи необхідно зводити залишки і підбивати підсумки. Потім касовий працівник складає добовий звіт і здає всі готівкові кошти в бухгалтерію.

У касовому журналі кожна сторінка продубльована, і копія знаходиться на відривній частині. Це зроблено для того, щоб цю копію касир міг докласти до звіту.

Журнал має вісім колонок. Перша колонка «залишок на початок дня». У цю колонку вносять суму, яка стоїть в колонці «залишок на кінець дня» попереднього дня. Друга колонка «номер документа» в ній проставляється спецномер прибутково-видаткових ордерів. Третя колонка містить дані ордерів. Сума в цій колонці пишеться повністю. Четверта колонка «кореспондентський рахунок або номер субрахунка». П’ята колонка «ПІБ підприємця або назва організації». Шоста колонка «перенесення», в ній підсумовуються операції, зафіксовані в попередніх колонках. Сьома колонка «разом за день», тут підбиваються денні підсумки. Восьма колонка «залишок на кінець дня». У ній повністю підбивається сума за день. Ця цифра повинна збігтися з сумою готівки в касі. На зворотному боці бланка або заповнюють, або перекреслюють символом Z. В кінці записів ставляться підписи бухгалтера і касира.

Зовнішній вигляд регістра і правила ведення

Касовий регістр являє собою 70-120 сторінковий журнал, який обов’язково містить титульний лист. На титульному аркуші містяться відомості про часовому відрізку, протягом якого діє даний журнал, ПІБ ІП або ОКПО організації.

У разі якщо журнал ведеться вручну, то аркуші нумеруються, шнуруються і в такому вигляді опечатуються. Будь-який запис дублюється під копірку. Нижче наведено зразок заповнення касової книги вручну.

В обов’язки працівника каси входить:

  • підрахунок підсумків за добу;
  • зведення касового залишку на початок майбутнього дня;
  • звіт перед бухгалтерським відділом.

Перевірка всіх записів, внесених в касовий журнал, покладається на бухгалтера. Він перевіряє відповідність записів прибутково-касових ордерів і ставить свій підпис.

У касовому журналі цілком допускаються виправлення шляхом перекреслення неправильного запису та внесення правильною. Таке виправлення має бути завірене підписом касира і бухгалтера. Затирання, підчищення та інше в регістрі неприпустимі.

В кінці дня, після підбиття підсумкових сум касир віддає в бухгалтерію відривну копію листа з касової книги і всю документацію, що підтверджує операції проведені протягом дня. Потім касиром в регістр вноситься число відданих в бухгалтерію документів і ставиться підпис. Бухгалтером перевіряються всі дані і теж підписується книга.

Кожен новий день, в касовому журналі записи починають вносити з нового аркуша і обов’язково проставляється номер листа, дата, залишок готівки на початок дня і операції протягом доби.

На початку календарного року заводиться новий касовий журнал, а в кінці – на останній сторінці прошнурованого журналу ставлять печатку і пишуть «пронумеровано і прошнуровано» і вказують кількість аркушів. В інтернеті можна знайти зразок як заповнити касову книгу.

Читайте також: Книга доходів і витрат для IP: зразок заповнення, бланк

Питання, що виникають в ході ведення реєстру

При веденні касового журналу, найбільш часто виникають питання наступного характеру.

  1. Хто здійснює контроль за його веденням?
  2. Які моменти слід врахувати при веденні реєстру в відокремленому підрозділі?
  3. Скільки касових книг може бути на підприємстві?
  4. Чи передбачений штраф за неповні або недостовірні дані в журналі, і якщо передбачений, то який його розмір?

Отже, відповімо на ці питання.

  1. Хто здійснює контроль за веденням касового регістра? Згідно з Постановою Держкомстату від 18.08.1998 №88, контроль ведення журналу повинен здійснюватися бухгалтером підприємства або фірми. Цією ж постановою затверджено так само форма для касового регістра. Порядок, відповідно до якого здійснюється контроль, знаходиться в політиці обліку підприємства і підлягає затвердженню наказом. Як правило, контроль включає в себе звірку кодів на відповідно до затверджених на фірмі, контроль нумерації і ведення книги в цілому. Також перевіряється той список документів, які передаються в головне управління всіма спеціалізованими підрозділами.
  2. Моменти, які слід враховувати при веденні касового обліку у відокремлених підрозділах. У будь-якому спеціалізованому підрозділі, при проведенні операцій з готівковими коштами потрібно вносити відповідні записи в касовому журналі. Правила, за якими вносяться такі відомості, повністю ідентичні правилам для головного підприємства. Але все ж, в підрозділах є деякі моменти, відмінні від головного підприємства. Якщо підрозділ вносить готівкові кошти на розрахунковий рахунок підприємства в банку, то сума, що залишилася встановлюється так само, як і для головного підрозділу. Якщо ж філія вносить готівкові кошти безпосередньо в касу підприємства, в такому випадку максимальна сума встановлюється філією самостійно. Але при будь-якій формі внесення коштів максимальна сума затверджується наказом керівника фірми. Копії сторінок касового журналу з філій в головне підрозділ відбувається відповідно до встановлених правил. На обкладинці касового регістра в обов’язковому порядку повинно бути вказано назву філії.
  3. Скільки касових книг може бути на підприємстві? У деяких випадках фірма може вести кілька регістрів. Адже що таке касова книга? Це той документ, в якому відображені операції з готівкою, а є випадки, коли операції проводяться не тільки в головному підрозділі. Перший випадок – якщо підприємство є платіжним агентом, то у нього може бути передбачений власний касовий журнал для ведення операцій з готівковими коштами та журнал для готівки, які прийняла фірма після проведення операцій платіжним агентом. Другий випадок – фірма має філію, який здійснює ведення власного касового регістра.
  4. Чи передбачений штраф за неповні або недостовірні дані в журналі, і якщо передбачений, то який його розмір? За будь-які порушення у веденні касового журналу, виправлення, виконані не за правилами, внесення недостовірних або неповних відомостей передбачена адміністративна відповідальність. Вона виражається у вигляді штрафу в розмірі 40-50 тисяч гривень.

висновок

Як видно зі статті, ведення касової книги досить трудомістке заняття. Потрібно сісти і розібратися у всіх нюансах і особливості ведення в залежності від форми власності підприємства або режиму оподаткування. Найчастіше краще скористатися послугами професійного бухгалтера, особливо якщо фірма досить велика і обсяг операцій з готівковими коштами великий.

Ссылка на основную публикацию