Посадові обов’язки офіс менеджера

Кожне підприємство, організація чи компанія вимагає мати в своєму штаті фахівця, здатного займатися управлінською діяльністю в сфері забезпечення документації, діловодства і вирішення різних організаційних питань. Фахівцем, що задовольняє ці вимоги підприємства, є офіс-менеджер з функціями секретаря.

Повноваження щодо призначення на посаду офіс-менеджера і звільнення з займаної посади, як правило, має Генеральний директор підприємства, який одночасно стає його безпосереднім начальником і керівником.

Вимоги до кандидатів

Вимоги, які підприємство пред’являє кандидату на здобуття посади офіс-менеджера з функціями секретаря, полягають у наступному:

  • кандидат повинен мати вищу (можна неповне) або середню спеціальну освіту;
  • мати досвід роботи на подібній посаді не менше року;
  • володіти знаннями з діловодства, ділової етики та культури праці;
  • бути впевненим користувачем персонального комп’ютера та інтернету, програмного забезпечення Microsoft Office;
  • вміти працювати з оргтехнікою: комп’ютером, факсом, копіром (МФУ), сканером, принтером.

Обов’язки офіс-мененджера

Виходячи з назви посади, стає зрозумілим, які функціональні обов’язки виконує офіс-менеджер: він повинен відповідати за життєдіяльність офісу і бути керуючим в адміністративних і господарських питань.

Таким чином, у офіс-менеджера знаходяться в підпорядкуванні працівники господарського підрозділу: завідувач господарством, водії, прибиральниця. Також йому підпорядковується кур’єрська служба підприємства.

З огляду на різних виробничих ситуацій, таких як тимчасова відсутність співробітників через тимчасову непрацездатність або на час відпустки, підприємство покладає виконання функцій відсутнього співробітника на співробітника з того ж або суміжного підрозділи. Так, заміщати відсутнього начальника відділу кадрів повинен офіс-менеджер, на якого покладаються обов’язки з ведення кадрового діловодства. І навпаки, функції офіс-менеджера, який тимчасово відсутній, бере на себе начальник відділу кадрів. Тобто посади офіс-менеджера і начальника відділу кадрів, як правило, взаємозамінні.

В процесі своєї роботи офіс-менеджер повинен вміти користуватися і застосовувати різні нормативні акти, закони, методики, накази, положення, розпорядження, включаючи внутрішні по підприємству, які регулюють його діяльність. Також він повинен дотримуватися правил своєї посадової інструкції і знати Статут підприємства.

Спираючись на знання з вищевказаних джерел, офіс-менеджер повинен відповідально підходити до виконання свої функціональних обов’язків. Виконувати їх потрібно чітко, своєчасно і правильно, відповідно до вимог начальства. Крім того, необхідно знати внутрішній режим робочого дня, структуру підприємства і штату співробітників, володіти інформацією про функціональні завдання департаментів підприємства, посадові обов’язки співробітників підрозділу адміністрації. У разі надзвичайних або аварійних ситуацій, офіс-менеджер, як і будь-який співробітник, зобов’язаний знати алгоритм своїх дій і виконувати їх відповідно до інструкції.

Посадова інструкція офіс менеджера з функціями секретаря насамперед включає в себе забезпечення документообігу з управління та адміністрації підприємства. Але варто пам’ятати, що цим функції офіс-менеджера не обмежуються.

При пошуку підходящої кандидатури підприємство вказує обов’язки офіс-менеджера для резюме, які складають претенденти для отримання вакантної посади. Офіс-менеджеру ставляться такі завдання, які він зобов’язаний виконувати:

  • приймати від співробітників особисті заяви, іншу документацію для здачі на підпис Генеральному директору підприємства;
  • ставити печатки на наказах, договорах, бухгалтерських документах;
  • працювати з наказами та розпорядженнями: готувати, друкувати тексти, підписувати, погоджувати, проводити ознайомлення з ними співробітників підприємства, реєструвати, вести облік, забезпечувати збереження, займатися формуванням виробничих справ;
  • працювати з різного виду кореспонденцією, вхідної та вихідної (листами, факсимільними повідомленнями, електронною поштою): приймати, передавати (пересилати) адресату, реєструвати, вести облік (реєстр), забезпечувати зберігання в паперовому та електронному вигляді;
  • оформляти листи Генерального директора, адміністрації, начальників департаментів, відправляти листи високої терміновості;
  • оформляти доручення, в тому числі і генеральні, для отримання важливої ??документації, кореспонденції, посилок;
  • виконувати необхідні завдання, доручення, розпорядження Генерального директора і начальників департаментів;
  • працювати з копіром (МФУ): здійснювати копіювання, сканування, друк документів;
  • готувати, друкувати тексти листів, запитів та інших документів, що регулюють діяльність підприємства;
  • вводити інформацію, забезпечувати систематизоване її зберігання, здійснювати пошук даних;
  • формувати виробничі відносини, стежити за їх зберіганням, вчасно здавати в архів;
  • приймати факсимільні і телефонні дзвінки і відповідати на них;
  • якщо необхідно, переводити телефонні дзвінки на співробітників, кому вони призначені або компетентних в даному питанні;
  • за відсутності Генерального директора підприємства приймати інформацію по телефону, факсу або в електронному вигляді і згодом доводити до його відома;
  • брати участь у підготовці та проведенні зборів, нарад підприємства;
  • сповіщати учасників про мету зборів, коли і де воно буде проведено, протоколювати дані в ході виступів учасників;
  • організовувати зустріч відвідувачів і гостей підприємства: пропонувати, подавати чай, кава, воду та інше;
  • для забезпечення відряджень співробітників, замовляти авіаційні, залізничні квитки, бронювати готельні номери;
  • своєчасно забезпечувати нормальне функціонування офісу: замовляти питну очищену воду, якщо це необхідно; кожен квартал замовляти канцелярське приладдя; щопівроку підписуватися на періодичні видання, залишати заявки орендодавцям на отримання рахунків;
  • організовувати і контролювати співробітників підприємства щодо дотримання ними інструкцій та розпорядку трудового дня;
  • займатися координацією і контролювати роботу господарського підрозділу: завідувача господарством, водія, прибиральниці, а також кур’єра;
  • приймати заявки на користування автомобілями підприємства і розробляти відповідний графік для поїздок співробітників.

    Офіс-менеджер, як і всі співробітники, є членом трудового колективу підприємства.

    Відповідні вимоги завжди висуваються підприємством з метою підтримки порядку, чистоти як на своєму робочому місці, так і в службових приміщеннях, зберігання документів та матеріальних цінностей, дотримання трудової дисципліни. Крім того, підприємство вимагає від співробітників:

  • з метою удосконалення продуктивності праці раціонально витрачати свій робочий час;
  • ефективно користуватися можливостями комп’ютера, оргтехніки та виробничого обладнання;
  • економно витрачати матеріали, використовувані в роботі, енергоносії;
  • дотримуватися інструкції з охорони праці, правила протипожежної безпеки і норми виробничої санітарії;
  • не поширювати комерційну таємницю, що міститься в особливих документах підприємства, що може привести до нанесення збитку іміджу підприємства і його співробітників.

В управлінській діяльності, в рамках своєї компетенції, офіс-менеджер наділений правами, якими він може користуватися в ході виконання роботи:

  • в повному обсязі отримувати доступ до службової інформації (включаючи конфіденційну);
  • вимагати від підлеглих і виконавців доопрацювання або переоформлення документів, якщо вони складені з порушенням;
  • приймати рішення і підписувати документи, пов’язані з управлінською діяльністю;
  • пропонувати начальству плани щодо вдосконалення своєї роботи, а також роботи підприємства;
  • вимагати від начальства створення виробничих умов, встановлених санітарними нормами;
  • встановлювати заохочення або стягнення на співробітників, що підкоряються офіс-менеджеру, попередньо погоджуючи таке рішення з Генеральним директором.

Крім того, офіс-менеджер несе відповідальність перед підприємством, порядок якої зафіксований в його посадовій інструкції. Він буде відповідати за свої дії, в разі якщо:

  • не справлятиметься або буде халатно ставитися до виконання своїх посадових обов’язків;
  • допустить недогляд, в тому числі за збереженням документації, який призведе до заподіяння шкоди підприємству як морального, так і матеріального;
  • буде розголошувати дані, помічені знаком «Конфіденційно» або «Комерційна таємниця»;
  • буде порушувати правила дисципліни праці, розпорядку трудового дня.

висновок

Підвівши підсумки, можна висловити думку, що посада офіс-менеджера є відповідальною, ємною, але в той же час цікавою. Вона вимагає від людини комунікабельності, уважності, чіткості, вміння налагоджувати і координувати процес управління підприємством і співробітниками.

Ссылка на основную публикацию