Посадова інструкція діловода секретаря

Секретар-діловод на підприємстві – досить затребувана посаду, вакансію якій досить часто розміщують в оголошеннях роботодавці. Даний працівник виконує досить важливі функції по обробці великих обсягів різної документації. На кожному підприємстві існує документообіг, який вимагає порядку обліку і зберігання документів.

Специфічний напрямок кожного окремо взятого підприємства залежить від видів його діяльності і кількості проходять внутрішніх і зовнішніх документів. Види діяльності підприємства визначаються в його Статуті. У державних структурах – в юридичній та муніципальної сферах, навіть у галузі освіти (дитячі садки, школи) та медицини (поліклініки, лікарні) присутній величезний обсяг документообігу. Подібним чином це стосується наукової та кадрової діяльності.


Для організації важливою стороною в її діяльності є ведення ділової переписки, проведення переговорів, підписання договорів. Від цих факторів залежить внутрішній обсяг документообігу. Тому затребуваність і ступінь важливості роботи секретаря-діловода досить високі.

Чого вимагає професія секретаря-діловода?

На перший погляд, ця професія є досить нудною і рутинною. Однак, безпосередні обов’язки секретаря діловода – це заняття не тільки роботою з документами, але і комунікація з партнерами, клієнтами та співробітниками. Більш того, на великих фірмах обсяг документообігу досить великий і впоратися з ним якісно і швидко зможе тільки професіонал. Тому практично будь-яке підприємство містить штатну одиницю секретаря-діловода. Головні його завдання:

  • структурувати, обробляти і вести облік документообігу;
    здійснювати і приймати дзвінки, вести переговори з клієнтами;
    займатися вхідною та вихідною кореспонденцією;
  • контролювати документацію, оформлену іншими співробітниками;
  • відправляти документацію на зберігання в архів.

До здобувачеві, який претендує на посаду секретаря-діловода, висувають такі кваліфікаційні вимоги:

  • мати відповідну освіту – професійно-технічну або середню повну освіту, спеціальну теоретичну підготовку, знати норми і правила діловодства;
  • володіти професійними навичками з ведення документообігу;
  • вміти працювати з оргтехнікою, вільно володіти комп’ютером, знати офісні програми;
  • ввічливо і грамотно спілкуватися з клієнтами, партнерами і співробітниками.

Такі вимоги стосуються діловода. Обов’язки для резюме зазвичай виставляє роботодавець в оголошенні для заміщення вакантної посади.

Крім знань і умінь, претендент на посаду секретаря-діловода повинен володіти особистими якостями, придатними для даної роботи. Ідеальним варіантом може бути людина, за характером і якостям задовольняє наступним вимогам:

  • аналітичний склад розуму, який дозволить з максимальною швидкістю розбирати великий обсяг документації і приймати правильні рішення;
  • здатність до концентрації на одній проблемі протягом тривалого часу;
  • здатність до виконання одночасно декількох доручень, наприклад, здійснювати дзвінки клієнтам і обробляти документи;
  • хороша пам’ять для запам’ятовування великого обсягу інформації;
  • високе почуття відповідальності;
  • доброзичливість;
  • комунікабельність;
  • грамотна чітка мова;
  • спокійний характер і стресостійкість, на випадок якщо робота вимагає швидкого темпу і великих обсягів;
  • спокійне сприйняття критики в свою сторону.

Читайте також: Посадова інструкція виконавчого директора ТОВ

Співробітникові, який відповідає перерахованим вище вимогам, буде нескладно впоратися з роботою. Але, крім того, у спеціальності існують деякі медичні протипоказання:

  • алергія і / або астма на паперовий пил;
  • серцево-судинні захворювання, зокрема, аритмическая і гіпертонічна хвороби, пороки серця;
  • нервові розлади.

Якщо зі здоров’ям у співробітника немає таких проблем, то для виконання ним роботи не повинно виникнути ніяких труднощів.

Функції секретаря-діловода

Великі фірми, що охоплюють великий діапазон діяльності, мають можливість утримувати в штаті як секретаря, так і діловода. Маленькі і невеликі фірми з невеликою кількістю співробітників зазвичай поєднують обидві посади в одну – секретар-діловод.

Основне завдання секретаря – забезпечення нормального функціонування роботи керівництва шляхом вирішення питань організаційного та документального характеру. Якщо секретар поєднує ще й посаду діловода, то він буде займатися обробкою документів всього підприємства і додатково нести відповідальність за цю роботу.

Співробітник, що займається тільки діловодством, повинен виконувати завдання, що стосуються документообігу. Розглянемо функції діловода більш докладно.

  1. Прийом і обробка всієї вхідної кореспонденції: реєстрація листів і напрямок їх відповідно до класифікації адресату. При вказівці приписів в листах – контроль за їх виконанням. Ведення записів в журналах і картках, інформація з яких згодом необхідна для складання банку даних.
  2. Супровід документації на всіх етапах підготовки та оформлення згідно з правилами і стандартам. Прийом, обробка та відправка на архівацію.
  3. Строгий облік надіслану та отриману кореспонденції, необхідний для документаційного порядку.
  4. Чітке проведення архівування документів. Оперативність в знаходженні необхідного документа в архіві.
  5. Створення і ведення довідкової бази з урахуванням зручного пошуку.
  6. Контроль за правильністю оформлення і підписанням документації, щоб уникнути проблем з її анулюванням.
  7. Відповідальність за весь документообіг на підприємстві.

Якщо в функції співробітника входить ще й секретарська робота, то крім перерахованих вище обов’язків, йому потрібно приймати вхідні дзвінки і обробляти їх, працювати з резолюціями керівництва, складати план роботи начальника і вирішувати організаційні питання тощо.

Читайте також: Посадова інструкція адміністратора готелю

З даним переліком обов’язків впорається грамотно навчений і підготовлений фахівець. Він зможе оптимізувати роботу і виконати її з максимальною швидкістю і ефективністю.

Посадова інструкція діловода на підприємстві

Ознайомившись зі своєю посадовою інструкцією, співробітник зобов’язаний її чітко виконувати, оскільки цей документ має організаційно-розпорядчий характер.

Для правильної поведінки співробітника відповідно до його посадової інструкції, в ній необхідно детально прописати все посадові обов’язки, щоб уникнути в подальшому виникаючих питань і протиріч. Посадова інструкція діловода включає в себе наступні основні розділи.

загальні положення

В даному пункті згідно із затвердженим на підприємстві штатним розкладом вказується найменування посади, структурного підрозділу, в якому працює діловод. Тут же прописуються кваліфікаційні вимоги в разі вакансії цієї посади. Обов’язково вказується порядок призначення та зняття з посади, посадові особи, які замінять працівника в момент його відсутності.

Посадові обов’язки

Посадові обов’язки діловода в організації вимагають чіткого і вірного їх виконання. Складаючи посадову інструкцію, дуже важливо визначити функціональні обов’язки діловода з урахуванням специфіки даного підприємства. Коло обов’язків залежить в основному від величини організації, автоматизації систем і технічного оснащення та іншого. В даному пункті необхідно перерахувати чим повинен займатися діловод – прийомом, обробкою, зберіганням, обліком, архівацією документації. Функціональні обов’язки і завдання діловода були описані в попередньому розділі.

права

Крім покладених на діловода обов’язків, він має комплекс прав, які дають можливість реалізовувати свої завдання:

  • вимагати від співробітників виконання резолюцій керівника;
  • запитувати потрібну для роботи інформацію;
  • отримувати доступ до всіх інформаційних баз підприємства;
  • знайомитися з проектами рішень керівника, що стосуються діяльності діловода;
  • сприяти керівництву і співробітникам організації будь-яким іншим чином.

відповідальність

Якщо діловод не виконав або виконав посадові обов’язки неналежним чином, на нього покладається відповідальність згідно з трудовим законодавством. Якщо завдано матеріальну шкоду, вчинені правові порушення в процесі діяльності, то діловод залучається до різних видів відповідальності: дисциплінарної, матеріальної, адміністративної, а іноді навіть кримінальної. Також покладається відповідальність і покарання за розголошення комерційної таємниці підприємства.

Законодавство Російської Федерації не вимагає точно обмеженого рамками закону складання посадових інструкцій діловода. Найменування розділів і їх кількість в інструкції може варіюватися. Таким чином, уповноважені особи мають право вносити корективи в текст інструкції на свій розсуд: доповнювати або скорочувати деякі розділи.

Ссылка на основную публикацию