Особиста справа співробітника: які документи повинні бути

Для кожного роботодавця важливо, щоб конфіденційна інформація про його співробітників зберігалася систематизовано і на це є кілька причин, досить вагомих. Причина номер один – так простіше, при необхідності, знайти відомості про працівника. Друга причина – надійний захист відомостей від розголошення. І, нарешті, третя причина – можливість швидко внести зміни і доповнення. З кожної з цих завдань відмінно справляється таке «винахід», як особиста справа співробітника.

Державні структури

Згідно із законодавством, роботодавець зовсім не зобов’язаний заводити справу на кожного свого співробітника. Винятком є ??державні та муніципальні службовці.

В цьому законі прописано, які повинні бути документи в особовій справі працівника. Ці відомості допомагають стежити за змінами конфіденційних даних. Все це необхідно для відстеження відомостей про доходи і власністю державних співробітників.

Більш докладні відомості про ведення персональних справ містяться у відповідному Указі Президента. Затверджені в указі положення чітко регламентують що, як і коли необхідно робити з особистою справою держслужбовця, а також окреслено коло осіб, яким дозволено доступ до справ.

Приватні підприємства

Комерційні і приватні організації не зобов’язані заводити персональні справи на своїх співробітників, законодавство їх не зобов’язує до цього. Але це зовсім не означає, що вони не можуть цього зробити.

Якщо керівництво компанії прийняло рішення про заклад особистих справ на кожного зі своїх працівників, то потрібно подбати про збереження даних, які міститимуться в особовій справі.

Для цього складаються внутрішні правила ведення такої документації, призначається особа, відповідальна за внесення записів та збереження справ співробітників. Зазвичай, при складанні внутрішніх правил, організації керуються саме законами і указами, визначальними, що має бути в особовій справі працівника для державних службовців.

оформлення справи

Титульна сторінка

Оскільки особиста справа це – не просто папка, а папка з інформацією про конкретну людину, то і перший лист документа повинна оформлятися відповідно. На обкладинці повинні бути відомості, що дозволяє ідентифікувати співробітника при пошуку, а також організацію, в разі якщо справи в подальшому буде здано в архів.

Для цього вгорі обкладинки потрібно залишити місце для позначок архіву, які наносяться спеціальним штампом. Потім нижче вказують назву підприємства в повному і скороченому варіанті. Далі йде рядок із зазначенням відділу, в якому працює працівник. Потім залишається кілька порожніх рядків – на випадок перекладу співробітника. Далі слід номер справи і заголовок – в нашому випадку це ПІБ працівника.

Читайте також: Правила скорочення працівників на підприємстві: трудовий кодекс

Внизу справа проставляються дата прийому на займану посаду і дата звільнення. Крім того. Вказується кількість аркушів справи і термін зберігання після здачі в архів.

сама папка

Оскільки персональні справи співробітників – це справи досить тривалого зберігання, то перебувати вони зобов’язані в обкладинках, виконаних повністю з картону. Архіви не приймають на зберігання папки з пластика. Бланк опис документів в особовій справі працівника в обов’язковому порядку підшивається в обкладинку.

У справі співробітників міститься наступна інформація:

  • заяву, написану при прийомі на роботу;
  • автобіографія або резюме;
  • светокопіі персональних документів (ІПН, паспорта, СНІЛС);
  • светокопіі відомостей про освіту та кваліфікацію;
  • рекомендації або характеристики з попереднього місця роботи;
  • внутрішні документи підприємства, що стосуються даного співробітника;
  • трудову угоду або договір;
  • документи про атестацію;
  • інструкції відповідно до займаної посади;
  • будь-які додаткові документи, згідно з якими вносять зміни будь-якої інформації.

Що зайве в особовій справі

Оскільки персональні справи зберігаються дуже тривалий час, не менше 75 років, то не варто підшивати туди документи з малим терміном зберігання. Заяви на надання відпустки, відгулів тощо, зберігається в спеціальному журналі протягом п’яти років.

Хто працює з особистими справами

Займатися внесенням даних, описом і здачею в архів, може виключно кадровик, той який призначений наказом.

Саме цей співробітник може скористатися конфіденційної інформації про людей і в разі витоку інформації, вся відповідальність покладається на нього. Крім того, відповідальний співробітник знайомить працівника, не рідше, ніж один раз на рік, з його особистою справою.

опис вмісту

Всі документи, що містяться в особовій справі, обов’язково повинні бути прошиті, пронумеровані й описані. Крім того, документація повинна бути розташована відповідно до хронології. Опис можна розміщувати на внутрішній стороні обкладинки або підшити останньою сторінкою в справі.

Опис повинна містити наступні дані:

  • назва документу;
  • іменні дані працівника;
  • номер особової справи;
  • індекс по номенклатурі;
  • Дата складання;
  • постраничное зміст;
  • підпис відповідальної;
  • друк і дата.

Облік і реєстрація особистих справ

Наказ, який передбачає введення обліку співробітників за допомогою закладу персональних справ, містить дані, які точно регламентують діяльність відповідальних осіб за їх обліку та реєстрації. Передбачається наявність спеціальної книги з обліку документів. У цій книзі проводиться нумерація справ відповідно до прийнятих правил в організації, потім цей же номер наноситься на саме особиста справа. У цій книзі обов’язково містяться короткі дані про особисті справи співробітників.

Читайте також: Анкета здобувача при прийомі на роботу: зразок

Внесення нових даних

Запис будь-яких змін і доповнень до персональних справи працівників допускається тільки тим відповідальним працівником, який призначений керівництвом організації. У разі тимчасової відсутності цього співробітника, при необхідності, призначається особа, яка тимчасово його замінює.

Навіть якщо в кадровій службі є ще співробітники, без спеціального наказу вони не можуть займатися внесенням даних.

Різні виправлення, у випадках допущення помилок, вносяться так само, як і в трудову книжку. Неправильні дані закреслює, а зверху надписуються правильні дані. Будь-які доповнення та зміни повинні бути підкріплені відповідними документами і вказівками на них.

збереження справ

Оскільки вся інформація, що міститься в особовій справі, є суворо конфіденційною, необхідно забезпечить їй належне зберігання. Для таких цілей в організаціях широкого поширення набули сейфи спеціальних конструкцій або шафи з металу, які замикаються на ключ. Такі методи зберігання допоможуть уникнути несанкціонованого витоку інформації за допомогою доступу третіх осіб.

В організаціях зберігаються дані тільки на тих співробітників, які працюють на підприємстві в даний момент. Після звільнення співробітника, його особиста справа передають в архів. Для муніципальних службовців передбачається десятирічне зберігання їх персональних справ в організації, де вони працювали. Для будь-яких інших організацій негласно прийнятий термін зберігання справ після звільнення протягом одного року.

При оформленні справи для здачі в архів заповнюють лист-засвідчувач. Ці дані підшиваються в якості останнього листа. Крім того, при здачі в архів вказується час зберігання особової справи. Для рядових співробітників такий термін становить 75 років, а для керівництва – безстроково. Початком обчислення строку є дата його передачі в архів.

резюме

Потрібно пам’ятати, що персональна справа працівника – це не трудова книжка, і на руки воно ніколи не видається. Для контролю правильності внесеної до особової справи інформації, співробітник повинен періодично знайомитися зі своєю справою. Такий захід відбувається не рідше, ніж один раз на рік, в присутності відповідальної особи. Після ознайомлення співробітник розписується в листі ознайомлення, який підшивається до справи.

Зразок особової справи працівника для комерційних організацій можна знайти в мережі інтернет. Для держпідприємств і організацій існує спеціально затверджена форма.

На вимогу правоохоронних органів особисті справи можуть бути передані їм для розгляду. Але навіть правоохоронні органи, згодом повинні повернути справу на підприємство.

Заводити чи не заводити особисті справи на своїх співробітників кожна приватна організація вирішує самостійно. У разі позитивного рішення необхідно забезпечити збереження конфіденційних даних.

Ссылка на основную публикацию